Porém, até fazer parte do acervo de um herbário, uma planta amostrada passa por várias etapas, a começar pela localização de um exemplar fértil, isto é, apresentando flores ou frutos, muito importantes para a identificação da espécie, e em bom estado de conservação.
Para confeccionar o material de seu estudo, o botânico então seleciona amostras da planta – quando possível a toma por completo, inclusive com suas raízes e eventuais estruturas de reserva (plantas herbáceas). O material selecionado passa, por sua vez, pelo processo conhecido como herborização, quando é prensado e desidratado – seco sob pressão entre folhas de jornal ou outro tipo de papel absorvente, em pranchas de madeira, tecnicamente chamadas de prensas.
Após levado para o herbário, o material é submetido à secagem em estufa e, imediatamente após, é deixado alguns dias em freezer a menos 10°C para matar os eventuais insetos que poderão destruí-lo ao longo do tempo e, em seguida, é montado e fixado (costurado) em folhas de cartolinas de tamanho padrão, juntamente com uma etiqueta contendo as informações sobre a espécie e o local de ocorrência – em especial características que irão se perder ou alterar com o processo de secagem, como odor e cor das flores, frutos ou mesmo folhas, além de dados como hábito (árvore, arbusto ou erva), estágio de desenvolvimento ou presença de polinizadores, a exemplo de abelhas e vespas. As etiquetas ainda incluem o nome e número do coletor, data e observações sobre o ambiente de coleta. Quando coletado durante expedições longas (de mais de uma semana), o material coletado é colocado, ainda no campo, em sacos plásticos e molhado com álcool anidro para conservá-lo até chegar ao herbário e ser secado como descrito acima.
A amostra obtida é chamada exsicata, a unidade básica da coleção de um herbário. Ela é então numerada antes de ser incorporada ao acervo. Posteriormente as exsicatas são acondicionadas e arquivadas em armários de metais hermeticamente fechados, em ambiente com temperatura e umidade controladas, a fim de se evitar a proliferação de insetos e fungos que podem danificar a coleção, contribuindo com sua preservação para estudos futuros por centenas de anos.
As coleções de herbário atuam como verdadeiros bancos de informações sobre a flora e são as bases do conhecimento sobre sua composição, distribuição e conservação, desempenhando duas funções essenciais no processo de geração do saber, uma vez que são as fontes primárias de material para diversos estudos e, por outro lado, servem como testemunho destes estudos.
Como centro de referência material, os herbários são indispensáveis para a identificação científica de plantas para distintos pesquisadores, a exemplo dos taxonomistas, ecólogos, conservacionistas e ambientalistas – a correta identificação é sempre o primeiro passo no acesso às informações relacionadas à determinada espécie, permitindo o diálogo entre cientistas de áreas do saber ou regiões do mundo distintas.
O herbário ainda representa o mais poderoso instrumento para o conhecimento sistemático e a compreensão das relações fitogeográficas e evolutivas da flora de uma determinada região. Através de suas coleções podem também ser obtidas amostras para análises químicas ou genéticas, dados a respeito da morfologia, fenologia e ecologia das espécies vegetais, fundamentais à inúmeras pesquisas em distintas áreas da ciência.
Um herbário serve como depositário de coleções históricas notáveis – tipos nomenclaturais, coleções citadas nos trabalhos clássicos ou identificadas por distintos especialistas, com diferentes posicionamentos ao longo dos anos; é especialmente útil na documentação permanente da composição florística de regiões que foram alteradas ou devastadas, o que comprova o valor e a versatilidade dessas coleções científicas, e as coloca definitivamente no centro dos esforços para a conservação de espécies.
Herbários também podem representar um importante instrumento didático para o treinamento de estudantes, técnicos e entusiastas no reconhecimento da flora de uma determinada região.
No entanto, a verdadeira importância das coleções botânicas, sobretudo em nosso país, detentor da flora mais rica e diversa do mundo, apenas recente e parcialmente vem sendo reconhecida.